Dicas para organizar reuniões mais produtivas na sua igreja

A rotina administrativa de uma igreja normalmente é muito intensa. Além dos cultos, do planejamento de eventos e das visitas pastorais, também é preciso cuidas das típicas e frequentes reuniões, que sempre acabam durando mais que o tempo previsto. Por serem tão regulares, os líderes de ministério precisam sempre encontrar ferramentas para aumentar a produtividade e a eficiência nesses encontros. Mas como? Pois confira já nosso post de hoje e aprenda a fazer reuniões cada vez mais proveitosas em sua igreja! Acompanhe:

Convide os participantes com antecedência

Para que as reuniões sejam eficientes e produtivas, é fundamental que o comunicado sobre a data, o horário e a pauta do encontro seja feito com antecedência. O ideal é chamar os participantes pessoalmente ou por telefone, além de enviar um e-mail reforçando o convite. Assim você garante uma maior adesão e evita que atrasos ou esquecimentos atrapalhem a condução da reunião.

Priorize as reuniões de líderes

Nem sempre é preciso convocar o ministério inteiro para uma reunião, não é mesmo? Afinal, quanto mais pessoas estiverem presentes no encontro, provavelmente menos produtivo ele será. Por isso, deixe que os líderes carreguem a responsabilidade de transmitir as informações importantes decididas no encontro para os liderados. Isso faz com que a reunião avance mais em muito menos tempo!

Defina os objetivos da reunião previamente

Nunca agende uma reunião sem conhecer previamente a real finalidade do encontro. Assim, é essencial estabelecer objetivos prévios e definir aonde exatamente você quer chegar. Para traçar as metas da reunião, procure se basear em relatórios, sugestões, no calendário da igreja e em quaisquer outras informações igualmente relevantes. Essa medida vai orientar sua pauta e evitar perdas de tempo.

Escolha um local adequado e um horário tranquilo

Prefira um local reservado e um horário fora dos dias de culto para evitar que o grupo seja interrompido toda hora. Além disso, reserve o espaço com antecedência, já que, como na igreja ocorrem várias atividades ao mesmo tempo, se não agendar corre o risco de encontrar outra turma se reunindo por ali — e improvisos demais podem não funcionar bem nesse momento.

Prepare-se para a reunião

Vá munido de informações e dados concretos para a reunião. Deixe os achismos em casa, programe a ordem dos assuntos a serem discutidos e se prepare para falar com autoridade e conhecimento de causa. Com isso, seu discurso será mais objetivo, efetivo e agregador, evitando rodeios, devaneios e possíveis mal-entendidos.

Estipule hora para começar e acabar

Muitas reuniões possuem hora para começar, mas não têm hora para acabar. Isso é um erro! Defina um limite de tempo para a reunião, seja objetivo e abra um espaço para comentários aos líderes e membros da igreja apenas no final da reunião. Estabeleça prioridades e descarte assuntos supérfluos, que não levarão a lugar algum. Lembre-se de que você não precisa falar de absolutamente tudo em uma mesma reunião. Além disso, encontros longos demais não são produtivos e acabam deixando os participantes desmotivados.

Agora comente aqui e nos conte se já adota alguma das nossas dicas em suas reuniões! Tem alguma outra sugestão a dar? Participe e enriqueça nosso post!

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